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Office Manager

Bruxelles, Belgique

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Au sein du groupe Niboo (y compris Niboo, Niboo France, Niboo Tunisie, Niboo Outremer), l'équipe est en pleine croissance et nous recherchons notre futur responsable de bureau et chargé des ressources humaines.

Un véritable couteau suisse et pilier de l'entreprise, vous assurez le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux et soutenez nos employés depuis leur recrutement jusqu'à leur bien-être parmi nous.

Votre mission est divisée en plusieurs domaines clés allant de la gestion des ressources humaines à l'administration financière, ainsi qu'à la gestion de projets internes et à l'organisation d'événements.

Relations clients
Développement personnel
Autonomie
Travail administratif
Expertise technique
Profil recherché

Êtes-vous la personne que nous cherchons ?

Responsabilités

  • Office Management & Comptabilité
  • Recrutement & Onboarding
  • Ressources Humaines & Gestion du Personnel
  • Projets Internes & Événementiel

Compétences nécessaires

  • Vous avez une expérience de deux ans dans un rôle similaire d'Office Manager, d'Assistant(e) de Direction ou de HR Officer.
  • Polyvalence & résilience : vous êtes capable de jongler entre une urgence RH, un encodage de facture et l'organisation d'un événement, sans perdre le sourire. Vous savez gérer les priorités et n'avez pas peur d'être interrompu(e) dans vos tâches.
  • Vous êtes rigoureux(se) et structuré(e) pour la partie comptable (encodage de factures, lettrage).
  • Vous êtes un(e) excellent(e) communicateur/trice, doté(e) d'une grande intelligence émotionnelle et d'un sens aigu de la confidentialité.

Le petit truc un plus !

  • La connaissance d'un ERP (comme Odoo) est un sérieux atout.
  • Vous possédez des bases en législation sociale belge et en gestion de la paie.
  • Des compétences analytiques avancées.
Profile we're looking for

Are you the person we're looking for?

Responsibilities

  • Office Management & Bookkeeping
  • Onboarding
  • Human Resources & People Management
  • Internal Events

Required skills

  • You have two years of experience in a similar role as Office Manager, Executive Assistant, or HR Officer.
  • Versatility & resilience: you can juggle an HR emergency, an invoice entry, and event organization, all without losing your smile. You know how to manage priorities and aren't afraid of being interrupted mid-task.
  • You are rigorous and structured when it comes to bookkeeping (invoice entry, reconciliation).
  • You are an excellent communicator, with strong emotional intelligence and a sharp sense of confidentiality.

Nice to have

  • Knowledge of an ERP (such as Odoo) is a strong asset.
  • You have a basic understanding of Belgian labor law and payroll management.
  • Advanced analytical skills.


Qu'est-ce qui est génial dans ce travail ?

Votre mission se divise en plusieurs axes clés, allant de la gestion des Ressources Humaines à l'administration financière, en passant par la gestion de projets internes et l'organisation d'événements.

Qu'est-ce qui est si génial dans ce travail?

Votre mission est divisée en plusieurs domaines clés, allant de la gestion des ressources humaines à l'administration financière, y compris la gestion de projets internes et l'organisation d'événements.

2 Ressources Humaines & Gestion du Personnel

  • Point de contact privilégié: vous répondez aux questions quotidiennes de l'équipe (congés, voitures de société, fiches de paie, notes de frais, etc.) et assurez le lien avec notre secrétariat social ainsi que divers partenaires (Actiris, Forem, écoles, etc.).
  • Gestion administrative RH: rédaction des avenants (télétravail, clause de non-concurrence), mise à jour du ROI et des documents de politique interne (budget mobilité, matériel, etc.), gestion des conventions de stage.
  • Paie: suivi et préparation de la paie (congés, heures supplémentaires, budget mobilité, paiement des salaires, chèques-repas, etc.).


1 - Gestion de bureau & Comptabilité

  • Gestion des locaux: gestion des commandes et fournitures, organisation des bureaux.
  • Administration générale: encodage des factures, traitement efficace des boîtes mails (tri, réponses, suivis), gestion de la centrale téléphonique et traitement du courrier et des colis.
  • Projets transverses: suivi de dossiers administratifs plus complexes (subsides, dossiers d'optimisation, conventions diverses).


3 - Onboarding

  • Intégration: vous préparez l'arrivée de nos nouveaux talents (contrats, Dimona, affiliation aux avantages extralégaux, matériel). Vous accueillez les nouveaux venus et leur présentez l'entreprise (visite, organigramme).





4 - Projets & Événementiel

  • Organisation d'événements: prise en charge de A à Z de nos événements d'équipe (teambuildings, repas d'entreprise, anniversaires) et de notre voyage annuel « Skiboo » (recherche du chalet, logistique, communication interne).
  • Projets transverses: suivi de dossiers administratifs plus complexes (subsides, dossiers d'optimisation, conventions diverses).


2 - Ressources Humaines & Gestion du Personnel

Point de contact principal: vous répondez aux questions quotidiennes de l'équipe (congés, voitures de société, bulletins de salaire, notes de frais, etc.) et assurez le lien avec notre secrétariat social ainsi que divers partenaires (Actiris, Forem, écoles, etc.).

Gestion administrative des RH: rédaction d'amendements (télétravail, clause de non-concurrence), mise à jour des documents de ROI et de politique interne (budget mobilité, équipement, etc.), gestion des conventions de stage.

Paie :suivi et préparation de la paie (congés, heures supplémentaires, budget mobilité, paiements de salaires, chèques-repas, etc.).

1 - Gestion de bureau & Comptabilité

Gestion des installations: gestion des commandes et des fournitures, organisation des bureaux.

General administration: pre-accounting activities (invoices, purchases, etc.) efficient handling of email inboxes (sorting, responses, follow-ups), management of the telephone switchboard, and processing of mail and packages.


4 - Projects & Events

Organisation d'événements: prise en charge de nos événements d'équipe (teambuildings, repas d'entreprise, anniversaires) et de notre voyage annuel "Skiboo" (recherche du chalet, logistique, communication interne) de A à Z.

Projets transversaux: suivi de dossiers administratifs plus complexes (subventions, dossiers d'optimisation, divers accords).

3 - Onboarding

Intégration: vous préparez l'arrivée de nos nouveaux talents (contrats, Dimona, affiliation à des avantages extra-légaux, équipement). Vous accueillez les nouveaux arrivants et les présentez à l'entreprise (visite, organigramme).




Avantages

Ce que nous offrons

Un poste central, avec de réelles responsabilités et un impact direct sur le bien-être de l'équipe et le succès de l'entreprise. Un environnement de travail dynamique où aucune journée ne se ressemble, et l'opportunité de prendre des initiatives sur des projets variés (RH, Admin, Event).

Un chouette package salarial : un brut intéressant (qui évolue chaque année, système de barèmes), budget mobilité, télétravail, DKV, chèques-repas, frais de représentation et abonnement de téléphone.

Temps de travail

Un poste à mi-temps, avec un package salarial attractif.

Équipe

Une équipe jeune et dynamique, au sein d'un groupe en pleine expansion.

Autonomie

Une place privilégiée avec de l'autonomie et de réelles possibilités d'évolution.

Variété

Un job varié, avec des responsabilités et des missions qui ne se ressemblent pas.

Benefits

What we offer

A central role, with real responsibilities and a direct impact on the team's well-being and the company's success. A dynamic work environment where no two days are alike, and the opportunity to take initiative on a variety of projects (HR, Admin, Events).

A great salary package: an attractive gross salary (which grows each year through a scale system), mobility budget, remote work, DKV health insurance, meal vouchers, expense allowance, and phone subscription.

Working hours

A part-time role, with an attractive salary package.

Team

A young, dynamic team, part of a fast-growing group.

Autonomy

A key position with real autonomy and genuine opportunities for growth.

Variety

A varied job, with responsibilities and missions that change every day.

À propos de nous

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